Membangun Sistem Manajemen Pengetahuan yang Baik

Content is the king, masih menjadi jargon andalan dalam banyak hal, apalagi jika urusannya menyangkut tentang pengetahuan (knowledge). Sudah banyak dibahas di kuliah-kuliah, bagaimana membangun sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system) yang baik dan topik itu seringkali hanya mudah dibahas di kuliah tapi sulit diimplementasikan.

Apa itu KMS? Adalah sebuah sistem yang menyediakan pengetahuan mengenai suatu topik yang isinya dibangun bersama-sama dari orang-orang yang menguasai topik tersebut. Misalnya mengenai topik “Bagaimana Bekerja dengan MS Office”. Di sini orang saling berbagi pengalaman, ide, pengetahuan tentang MS Office. Tips dan trik tersembunyi dishare bersama.

Di dunia kerja, hal ini tidak mudah untuk diwujudkan. Pengetahuan berharga yang didapat dari pengalaman bertahun-tahun tersimpan di kepala masing-masing orang. Jika ada orang baru masuk, dia harus belajar dari awal, tidak langsung bisa bekerja dengan cepat karena banyak hal yang harus dipelajari dulu. Padahal, pengetahuan itu sudah ada, hanya saja ada di kepala orang. Sebuah KMS yang baik harus bisa menarik isi kepala orang-orang ini dan menyajikannya dalam pengetahuan yang mudah dikuasai.

Dan itu susah.

Kendala pertama tentu saja adalah budaya. Budaya kita, orang Indonesia, adalah budaya melihat dan mendengar. Kita tidak terbiasa membaca lalu menulis untuk menuangkan pemikiran dan ide. Sebenarnya era keemasan blog banyak membantu mendorong orang untuk menulis, sayangnya era itu telah lewat dan digantikan oleh era media sosial. Efek buruk media sosial adalah mengembalikan sifat jelek kita, ahli komentar, debat kusir, perang opini. Kita adalah pakar komentar. Lihat saja perang copras capres di media sosial. Efek buruk yang lain adalah membuat kita malas membaca artikel yang lebih panjang — apalagi buku. Kita lebih suka baca kultwitΒ dan chirpstory. Kemampuan baca saya jauh menurun drastis sejak ada Twitter dan Flipboard.

Kendala kedua. Banyak sistem yang dibuat oleh orang IT tanpa melihat tujuan utama. Seringkali kami para orang IT terlalu fokus pada fitur. Oh, sebuah KMS harus punya fitur ini dan itu. Teknologinya harus pakai teknologi terbaru — JQuery, Java, Microsoft… yang ujung-ujungnya berakhir pada sistem yang tidak pernah dipakai. Sistem yang dibuat mahal, sarat teknologi canggih, tapi useless.

Kendala ketiga adalah kendala utama yang harus dipecahkan sebelum membuat sistem IT-nya. How to. Bagaimana menarik pengetahuan berharga itu dari kepala orang dengan sukarela? Mayoritas orang masih berpikir bahwa pengalaman dan pengetahuan adalah senjatanya untuk posisi tawar yang lebih tinggi di perusahaan. Jika itu dia bagi, banyak orang yang punya pengetahuan itu, sehingga perusahaan akan punya pilihan lain selain dia. Tentu, berbagi pengalaman akan merugikan buat dia. Itu yang harus dipecahkan oleh para desainer KMS sebelum memikirkan sistem IT-nya.

Harus disadari bahwa IT hanyalah alat. Tools. Sebuah sistem “e-” tidak bisa dibebankan hanya dengan membuat sistem IT. Saya jadi ingat debat capres kemarin, kegaduhan sistem e- e- an bisa diselesaikan hanya dalam dua minggu. Sistem IT-nya sih gampang bisa diselesaikan dalam dua minggu. Tapi, banyak sekali kegagalan e-government karena sistem yang lebih besar-nya tidak dibenahi. Misalnya proses bisnis, budaya kerja orang-orangnya. Dana milyaran hanya untuk membuat sistem IT yang sebenarnya harganya jauh lebih murah dari itu.

Maximo Knowledge Management System.

Saya menulis ini karena tim kecil saya yang merawat sistem Maximo di kantor berhasil memulai sebuah KMS. Secara IT, kami memakai Sharepoint 2013 yang fiturnya cukup untuk membuat sebuah KMS, yaitu search engine yang bagus, Blog, dan Wiki. Dan saya cukup surprise bahwa tim kecil saya memiliki semangat luar biasa untuk berbagi. Setiap pengalaman sehari-hari ditulis baik di Blog atau Wiki. Belum ada sebulan, kami sudah bisa memproduksi 50 posting blog dan 20-an artikel wiki. Salut.

Manfaatnya mulai terasa ketika ketemu masalah sehari-hari, saya tinggal baca apa yang sudah ditulis. Tidak perlu lagi menelusuri masalahnya dari awal, solusinya sudah tersedia. Tinggal pakai.

Sekarang adalah tinggal masalah konsistensi. Blog saja ternyata tren sesaat, apalagi menulis materi berat seperti pekerjaan sehari-hari.

By Galih Satriaji

Bookaholic, Workaholic. Chubby. That's me!

6 comments

  1. Mungkin bisa dengan reward mas Galih. Jadi yang rutin posting di KMS-nya dapet bonus apa gitu. Atau… kenaikan gaji dibuat sebanding dengan banyaknya artikel yang sudah ditulis πŸ˜€

    1. Reward bisa berjalan kalau top management sudah menyadari pentingnya knowledge management mas. Sayangnya banyak manajemen yang masih seneng bikin gimmick teknologi, IT yang canggih, tidak menseriusi titik krusialnya.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *