Studi Kasus: Mencatat Aset dalam GNU Cash

So far, kita sudah punya beberapa account register. Sekarang saatnya melakukan pencatatan. Pertama-tama kita masukkan catatan harta, hutang, baru kemudian cash flow. Mari kita bikin sebuah studi kasus.

Galih (24 tahun) adalah seorang lulusan universitas dari Surabaya yang berurbanisasi ke Jakarta Raya. Ia diterima menjadi seorang junior programmer di sebuah software house di bilangan Sudirman-Thamrin dengan gaji per bulan Rp. 3,150,000. Untuk bekerja, ia menggunakan sebuah laptop bermerk Compaq Presario V3000 hasil pemberian kakaknya. Ia menyewa sebuah kamar kos-kosan di daerah Mampang Prapatan dengan harga Rp. 600,000 sebulan. Karena merasa tidak nyaman dengan transportasi umum, ia mencicil sebuah sepeda motor Yamaha Jupiter MX. Hartanya yang lain adalah sebuah ponsel Samsung Galaxy Mini yang ia gunakan untuk berceloteh di Twitter dengan id: @galihsatria. Hobinya fotografi, untuk jeprat jepret ia memakai kamera saku Panasonic Lumix DMC F3.

Untuk menerima gaji bulanan, ia menggunakan rekening Bank Mandiri. Tercatat saldo yang ada di rekeningnya adalah Rp. 4,138,900. Ia belum memiliki rekening lain dan kartu kredit.

Ia berharap bisa segera mengganti notebook tuanya dengan hasil keringatnya sendiri. Targetnya adalah sebuah Toshiba Portege. Karena suka fotografi, ia juga ingin sebuah kamera DSLR entri level Nikon D3100 agar lebih bisa berekspresi dengan hobinya. Cita-citanya memiliki sebuah rumah sendiri ketika ia menemukan jodohnya.

Bantulah Galih menyusun catatan keuangannya dengan GNU Cash. Siap! Kali ini kita akan bantu Galih mencatat harta dan kewajibannya dulu.

Hartanya adalah:

• Laptop Compaq Presario V3000 tua, ditaksir kalau dijual akan bernilai Rp. 2,000,000.
• Yamaha Jupiter MX baru seharga Rp. 14,000,000.
• Samsung Galaxy Mini, kira-kira seharga Rp. 900,000.
• Kamera saku Panasonic Lumix DMC F3, mungkin seharga sekitar Rp. 500,000.
• Saldo bank sebesar Rp. 4,138,900.

Kewajibannya adalah:

• Cicilan kredit untuk sepeda motor Jupiter MX, sebanyak Rp. 800,000 setiap bulan selama dua tahun ke depan.

Oke Galih, mari kita bantu mencatat di GNU Cash. Pertama-tama, dari account Asset, kita buat satu lagi subaccount bernama Fixed Asset untuk mencatat harta Galih. Kemudian, kita isikan saldo Bank Mandiri Galih pada account Bank Mandiri yang sudah dibuatkan di postingan sebelum ini. Karena ini adalah awal pencatatan, maka kita catat di account-account yang bersangkutan pada Opening Balances.

Untuk lebih jelasnya lihat screenshot berikut ini:

Cara membuat subaccount Fixed Asset, pada Assets klik kanan, klik New Account.

Buka account tersebut dengan double click, dan masukkan semua harta tetap Galih. Kira-kira hasilnya menjadi seperti ini:

Masukkan saldo tabungan Galih ke dalam account Bank Mandiri:

Langkah selanjutnya adalah membuat account kewajiban untuk Galih. Pada account Assets, klik kanan, pilih New Account. Pertama-tama kita buat placeholder dulu karena ke depan mungkin si Galih ini akan memiliki banyak hutang. Perhatikan bahwa checkbox placeholder tercentang, account type adalah Liability, dan parent account adalah New top level account.

Kemudian buatlah subaccount liabilities bernama Jupiter MX untuk menampung hutang sepeda motor. Pada account Liabilities klik kanan, klik new Account, kemudian beri nama Jupiter MX. Seperti halnya Fixed Asset dan Bank Mandiri, buka account ini dan isi dengan Rp. 14,000,000. Perhatikan bahwa berbeda dengan account asset, account liabilities diisi di kolom kanan atau kredit, namun GNU Cash tidak membuat kita bingung karena di situ sudah tertulis Decrease dan Increase.

Beres sudah! Kita sudah mencatat kondisi awal keuangan si Galih. Secara kasat mata, kita tahu bahwa kondisi keuangan Galih cukup sehat karena net worth-nya masih positif tujuh juta. Ini terlihat dari account Equity-nya yang berjumlah Rp. 7,538,900. Tetapi apakah kondisi keuangannya juga sehat ketika kita sudah masuk pada cash flow yang sangat erat kaitannya dengan lifestyle alias gaya hidup? Kita akan analisa di posting berikutnya, hehehe…

PS: Tidakkah bermain-main dengan angka seperti ini menyenangkan? Yuk, coba sendiri dengan kondisi kita masing-masing.

Menyiapkan Account di GNU Cash

Ok, as I promised yesterday, hari ini pembahasan tentang perencanaan keuangan dengan GNU Cash akan saya lanjutkan. Kali ini kita akan setup beberapa kelompok account yang akan kita gunakan sebagai awal dari pencatatan keuangan personal.

Saya asumsikan Anda sudah download GNU Cash dan berhasil melakukan instalasi. Berikut langkah-langkahnya.

– Klik menu File – New File. Anda akan dibawa ke sebuah dialog wizard pembuatan hirarki account. Tekan saja forward.

– Di dialog Choose Currency, pilih IDR (Rupiah). Tekan forward untuk melanjutkan.

– Kemudian di dialog Choose accounts to create, di bagian categories, uncheck Common Accounts kemudian pilih A Simple Checkbook. Klik forward.

Langkah berikutnya adalah menyesuaikan beberapa account yang akan dibuat dengan kondisi kita.

Assets (Harta)

Assets adalah harta kekayaan yang sekarang sedang dimiliki. Ada dua macam harta, yaitu harta tetap (fixed assets) yang merupakan harta yang membutuhkan waktu untuk mencairkannya menjadi uang kas, misalnya rumah, mobil, tanah, dll. Harta lancar atau Current Assets adalah harta likuid, misalnya uang kas di dompet, tabungan di bank, dll.

Di sini, ubah nama “Current Assets” menjadi “Bank”, yang artinya semua rekening bank kita akan ditaruh di sini. Ubah nama “Checking Account” menjadi rekening bank kita yang paling aktif. Misalnya dalam kasus saya, saya menggunakan Bank Mandiri untuk lalu lintas keuangan sehari-hari seperti gaji dan ambil duit di ATM.

Equity

Equity adalah harta bersih kita setelah dikurangi dengan hutang-hutang. Jadi di mata akuntan, meskipun Anda punya harta 10 milyar, kemana-mana pakai mobil Mercy gress, tetapi jika hutang anda ada 12 milyar, maka Anda termasuk miskin karena equity Anda minus. Jadi jangan terlalu silau dengan orang kaya yang bermobil mewah, bisa jadi hutangnya melebihi aset-nya hehehe…

Di sini, kita biarkan settingan GNU Cash apa adanya. Kita akan memakai account Opening Balance untuk melakukan inisialisasi pencatatan nanti.

Expenses

Expenses adalah account tempat segala pengeluaran kita. Dalam hal ini kita masih dibuatkan satu account, tetapi agar lebih mudah dalam melacak pengeluaran, sebaiknya nanti kita buat subaccount yang menjelaskan masing-masing pos pengeluaran.

Income

Income adalah pendapatan. Segala pendapatan akan berawal dari account ini untuk dikirim ke pos asset (bank). Jika sumber pendapatan Anda lebih dari satu, sebaiknya nanti juga dibuat lebih dari satu pos pendapatan. Misalnya, Gaji Bulanan, Bonus, Bisnis Lain, dll.

Langkah berikutnya, tekan forward, kemudian tekan apply untuk memerintahkan GNU Cash membuatkan account yang telah kita set up. GNU Cash akan meminta kita menentukan lokasi file data. Sebaiknya siapkan sebuah folder yang khusus karena nanti GNU Cash akan membuat banyak file-file untuk menyimpan data.

Dengan beberapa langkah mudah ini, kita sudah melangkah lebih jauh lagi dalam proses perencanaan keuangan pribadi kita. Setelah ini, kita akan membuat studi kasus dan memasukkan transaksi-transaksi. Dalam proses tersebut akan ada pembuatan account-account baru sehingga dari waktu ke waktu, sistem akunting yang pada mulanya sederhana ini akan bertambah kompleks. Seperti ketika saya memulai dulu, saya memulai dari sini juga. Sekarang ternyata sudah berkembang menjadi 72 account.

Mencatat Cash Flow Harian

Hal yang pertama kali perlu dilakukan dalam manajemen keuangan pribadi adalah mencatat aliran uang yang keluar masuk dari kantong kita. Bukankah kita sering merasa aneh ketika di ATM, kok tiba-tiba saja uang yang baru saja diambil ludes begitu cepatnya. Dan parahnya kita sering tidak ingat kemana saja uang itu pergi.

Jika kita ingin merencanakan keuangan, maka mengetahui kondisi keuangan kita adalah hal yang menjadi masuk akal harus dilakukan. Seberapa kaya sih saya ini? Atau, seberapa miskin sih saya ini? Mengapa gaji saya kurang? Apakah saya ini besar pasak daripada tiang? Sudah cukup kah saya menabung? Apa saya ini termasuk boros? Pertanyaan-pertanyaan seperti ini tidak akan bisa dijawab jika kita tidak memotret dan menyimpannya dalam sebuah sistem yang teratur.

Cuma memang, mencatat kondisi keuangan butuh komitmen dan ketelatenan yang tinggi. Kalau sekadar mencatat harta dan hutang yang dimiliki, itu cukup mudah, tetapi yang sulit adalah menelusuri pengeluaran harian yang bermacam-macam. Tetapi lagi-lagi ini penting untuk mengetahui pola pengeluaran kita. Jadi, jika Anda ingin memiliki sebuah rencana keuangan sendiri, hal pertama yang Anda harus lakukan adalah mencatat semua hal yang berhubungan dengan keuangan pribadi … setiap hari!

Eh, mungkin saya yang berlebihan, tetapi sebenarnya semakin pendek rentang waktu kita bertransaksi dengan pencatatannya, kita bisa meminimalisir transaksi hantu yang lupa dicatat.

Saya biasa mencatatnya di notes Blackberry sebelum memindahkannya ke sistem yang saya punya. Beberapa saat atau beberapa jam setelah transaksi — paling lambat dua hari setelah itu, saya catat itu di notes tersebut. Kemudian setiap minggu saya memasukkannya ke dalam sistem dan mereview kondisi keuangan saya. Apakah sudah terlalu boros sehingga overbudget atau ada transaksi-transaksi impulsif yang tidak terencana yang nyelonong masuk? Dengan mereview begitu, kita tetap bisa update dengan kondisi keuangan dan menyesuaikannya.

Jika cara begitu masih terlalu memberatkan, kita bisa mulai dengan cara mengira-ngira dan mengingat-ingat apa yang telah kita keluarkan selama seminggu. Tapi please jangan lebih dari seminggu agar masih terjaga keakuratannya. Misalnya, saya makan sehari tiga kali, sehari rata-rata habis Rp. 30,000, maka pengeluaran saya adalah 7 * Rp. 30,000 menjadi Rp. 210,000 seminggu. Dengan demikian, setiap minggu Anda cukup mencatat pengeluaran-pengeluaran besar saja. Jika Anda memiliki passion, maka saya pikir pekerjaan ini menjadi menyenangkan dan timeframe-nya jadi akan semakin pendek sehingga semakin akurat.

Tools

Sekarang jaman teknologi, sehingga saya pikir tidak relevan dan tidak asik lagi kalau tidak memakai komputer dalam me-manage keuangan kita. Saya tidak merekomendasikan Microsot Excel, meskipun umum dipakai, karena ribet dan tidak menyenangkan. Kita tidak bisa langsung menarik dan meng-generate laporan keuangan tiap bulan dengan Excel. Terlalu banyak hal yang harus dihitung manual, yang mana itu jadi tidak menyenangkan lagi.

Saya juga tidak merekomendasikan alat pencatat online, meskipun sepertinya lebih simpel karena langsung masuk sistem, ini akan membuat kita akan sangat tergantung dengan koneksi internet. Saya lebih suka melakukannya secara offline saja, dan mencatat pengeluaran setiap habis bertransaksi dengan notes di ponsel.

Dalam mencatat keuangan pribadi, saya memakai tools open source dan berlisensi GPL yaitu: GNU Cash. Harus diakui, bagi orang awam, tools ini mungkin akan terkesan terlalu accounting karena pada dasarnya software ini memang software akunting. Tapi buat saya, ada dua manfaat sekaligus dengan menggunakan software ini, yaitu:

• GNU Cash tidak hanya menangani cash flow saja, tetapi mulai dari aset, hutang, hingga investasi.
• Kita juga bisa belajar akuntansi dengan mudah, karena GNU Cash akan mengantarkan kita kepada akuntansi dengan cara yang mudah. Di sini tidak ada istilah Debet dan Credit, tetapi decrease, increase, withdrawal, expense, dll. Dengan istilah-istilah tersebut kita tidak khawatir akan salah memasukkan di kolom Debet atau Credit.
• Belajar akuntansi dengan studi kasus keuangan sendiri? Tidakkah ini menyenangkan? Sebenarnya inilah passion saya dalam mencatat keuangan harian, karena saya bisa belajar akuntansi secara live dan langsung terasa manfaatnya.

Oke, mari saya kasih tunjuk salah satu screenshot-nya:

Ini adalah grafik tentang pengeluaran dari bulan ke bulan. Di sana terlihat bahwa saya harus mengeluarkan jumlah yang cukup besar setiap empat bulan sekali untuk bayar sekolah. Dari sini kita bisa tahu pengeluaran apa yang ternyata terjadi secara rutin padahal nggak penting-penting amat, misalnya gadget. Setelah tahu laporan ini, tentu saja kita bisa menentukan action plan berikutnya.

Masih ada beberapa laporan yang bermanfaat seperti net worth (apakah gaji kita bersisa atau kurang di setiap bulannya), laporan cash flow, hingga yang advanced seperti laporan perkembangan portofolio investasi kita.

Setelah ini, saya akan bahas bagaimana membuat sebuah perencanaan keuangan sendiri dengan menggunakan tools GNU Cash ini. Untuk membuat laporan seperti di atas, kita akan membuat beberapa account dan mencatat cash flow kita di sana. Jika Anda ingin memiliki sendiri Financial Book Planning Anda, silakan download dulu software tersebut di link di bawah ini:

GNU Cash Download Page

Ketika Merokok Menjadi Kebutuhan Pokok

Ketika orang mulai menghisap rokok untuk pertama kalinya, saat itu juga lah ia meneken kontrak selamanya dengan pabrik rokok. Karena nyatanya tidak banyak orang berhasil berhenti merokok. Saya tidak merokok karena bagi saya banyak alasan untuk tidak merokok, misalnya:

• Saya merasa cukup berpendidikan untuk mengerti bahwa rokok itu sangat tidak baik untuk kesehatan. Begini saja sudah banyak diancam oleh penyakit-penyakit menakutkan macam darah tinggi, jantung, atau kolesterol. Apalagi jika merokok.
• Saya tidak ingin diperbudak oleh rokok.
• Saya tidak terlalu respek kepada para perokok karena mereka adalah kaum egois sedunia — merokok di tempat umum, asap yang membuat nafas sesak, dan bau yang menempel di baju.
• Saya tidak ingin menambah pengeluaran rutin bulanan.

Nah, soal expense ini, saya sebenarnya sangat prihatin ketika tahu bahwa mayoritas orang Indonesia merokok. Paling tidak, sebulan orang harus keluar uang sekitar Rp. 200 ribu sampai Rp. 400 ribu. Saya tidak prihatin kepada para kelas ekonomi menengah karena bagi mereka duit segitu adalah receh. Tetapi bagi kaum kelas ekonomi menengah ke bawah, uang segitu menjadi major expenses bagi cashflow bulanan mereka.

Seorang buruh pabrik rokok digaji sebulan sejuta misalnya, uang seratus ribu pun menjadi 10%. Sepuluh persen untuk rokok buat saya tidak masuk akal. Jika uang itu diinvestasikan di produk reksadana saham, dalam lima tahun saja, seratus ribu per bulan akan menjadi Rp. 13 juta! Tiga belas kali lipat penghasilan buruh pabrik itu. Dengan uang segitu, ia bisa melakukan pembelian besar (major acquisition) misalnya beli sepeda motor. Itu jika dia tidak merokok.

Permasalahannya adalah, tidak ada edukasi yang bisa menjelaskan secara mudah dan simpel bahwa uang seratus ribu pun bisa menjelma menjadi berkali-kali lipat. Uang seratus ribu menjadi terlihat kecil dan apalagi jika dikeluarkan setiap hari untuk membeli rokok. Hanya tiga ribu perak! Receh buat sebagian besar orang! Selain financial planner itu mahal, acara financial planning di tivi juga bukan buat segmen menengah ke bawah. Mereka akan jauh lebih memilih melihat sinetron Puteri yang Ditukar.

Permasalahannya adalah, rokok telah menjadi kebutuhan pokok karena kontrak telah diteken sejak orang duduk di bangku SMP atau SMA. Rokok adalah lambang pergaulan. Laki-laki biasa mengakrabkan diri dengan laki-laki lain dengan merokok bersama. Jika salah satu orang saja tidak merokok, jadinya aneh. Kurang akrab. Seperti sayur tanpa garam.

Permasalahannya adalah, rokok adalah lambang kejantanan. Meskipun setiap orang tahu iklan-iklan itu dibuat berlebihan, tetapi pesan yang diulang-ulang akan meresap ke alam bawah sadar. Laki-laki yang merokok adalah jantan, seorang petarung hidup sejati yang biasa menempuh risiko dan menjadi pahlawan. Dan saya tentu saja bukanlah seorang yang jantan ataupun yang gaul karena tidak merokok.

Entahlah.

PS: Ayah saya seorang perokok berat dan sampai sekarang saya masih heran bagaimana cara beliau mendoktrin saya untuk tidak merokok ketika saya melewati usia-usia yang kritis saat remaja. Padahal role model idola terbaik saya jelas merokok. Rokok favorit beliau saat itu adalah Bentoel Biru seharga Rp. 550. Sekarang favoritnya Gudang Garam Surya 12. Mungkin saya memang anak rumahan, entah, don’t know…

Menghitung Dana Pensiun

Dana pensiun (pension fund) adalah dana yang paling banyak diremehkan orang, termasuk saya, karena kejadiannya masih jauh di masa depan. Menikah saja belum, kok sudah mikir pensiun. Apalagi setiap bulan gaji saya dipotong untuk asuransi Jamsostek. Para PNS tentu akan lebih meremehkan dana pensiun ini karena mereka akan mendapatkan gaji pensiun yang dibayarkan tiap bulan.

Pada suatu kesempatan, manajer HR pabrik tempat saya bekerja bercerita, bahwa ada beberapa kejadian seorang pekerja pabrik meminta untuk dipekerjakan kembali sebagai kontraktor outsourcing di pabrik bekas ia bekerja beberapa bulan setelah ia memasuki masa pensiun. Hah?? Padahal saya tahu betul, pekerja yang pensiun di pabrik tersebut mendapatkan uang pesangon pensiun yang menurut ukuran saya sangat besar, hitungannya mungkin mencapai satu milyar rupiah atau lebih.

Berawal dari twit-twit-nya Aidil Akbar tentang dana pensiun, saya iseng-iseng menghitung berapa sih kebutuhan dana pensiun saya kelak, jika memproyeksikan dengan kondisi sekarang. Saya memakai perhitungan present value dan future value of annuity yang saya pelajari di bangku sekolah.

Ternyata temuan saya cukup mengejutkan. Saat ini, jika pengeluaran orang pensiun tersebut adalah 5 juta, maka uang 1M itu akan segera habis dalam waktu 10 tahun saja. Sekilas dipikir-pikir cukup, tapi apa iya, pekerja pabrik yang mendapatkan dana pensiun 1M itu tingkat gaya hidupnya hanya lima juta sebulan? Dan lagi, biasanya orang memakai dana pensiun-nya justru untuk membeli mobil baru atau rumah baru. Menyadari hal ini, saya jadi percaya cerita manajer HR tersebut!

Nah, sekarang, bagaimana dengan pensiun kita-kita kelak yang masih sekitar 30 tahunan lagi? Yang jelas, karena inflasi yang tinggi, uang 1M tersebut takkan ada nilainya di tahun 2040-an (kecuali kalau ada re-denominasi lho ya :p). Dengan pemikiran yang sama, jelas nilai yang dikumpulkan Jamsostek saya itu juga tidak akan cukup karena akan digerus inflasi. (Saya tidak tahu berapa return asuransi Jamsostek ini, mungkin perlu ditelaah nanti di lain kesempatan).

Kalkulator Dana Pensiun

Yuk, kita bermain-main sebentar. Anda bisa download hasil hitung-hitungan Excel saya di sini. Pertama-tama masukkan umur dan rencana mau pensiun di umur berapa. Misalnya saya sekarang umur 27 dan rencana akan pensiun katakanlah di umur 50 tahun. Maka, saya punya waktu 23 tahun lagi. Kemudian, setelah pensiun, berapa sisa hidup kita? Yaah… katakanlah orang akan mati di umur 80 tahun, berarti, kita akan hidup tanpa punya penghasilan selama 30 tahun. Kita sendiri lah yang harus menghidupi kakek-kakek tua renta itu di masa depan.

Kemudian, tentukan jumlah pengeluaran bulanan kelak dengan nilai sekarang. Gampangannya, berapa sih pengeluaran kita tiap bulannya? Ambil contoh simpel saja: 5 juta rupiah sebulan. Tadi Nike di Twitter menyeletuk apakah expense segini untuk single atau ada anak isteri. Entahlah, saya sih ambil asal comot saja hehehe…

Next, tentukan perkiraan kasar tingkat inflasi setiap tahunnya. Saya ambil contoh, 12%. Ini saya dapatkan dari hitungan pedagang nasi goreng sebelah rumah. Ia menaikkan nasi goreng dari Rp. 7000 jadi Rp. 8000 atau sebesar 12,5%. Ini ia lakukan setiap tahun sehabis libur lebaran. Nah, lihat baris yang berjudul “FV”. Itulah nilai yang akan Anda butuhkan untuk menghidupi kakek tua renta itu selama 30 tahun. Saya mendapatkan angka sekitar Rp. 24 milyar!

Investasi

Kita tidak akan bisa mengumpulkan uang sebanyak itu tanpa melakukan investasi yang agresif. Dan faktor kedua yang penting adalah waktu. Semakin lama waktu yang ada semakin baik. Kekuatan rumus bunga majemuk adalah waktu. Semakin panjang waktunya, semakin berlipat ganda jumlahnya.

Katakanlah sebuah produk investasi agresif menghasilkan return 28% (angka dari langit). Kemudian silakan bermain-main dengan baris “Payment”. Ini adalah jumlah yang harus anda investasikan setiap bulan. Tidak boleh absen sekalipun, karena rumusnya adalah konsep future value of annuity. Masukkan sebuah nilai dan perhatikan bagian “NPV” di paling bawah. Jika masih merah, investasi Anda kurang. Jika sudah hijau berarti sudah aman.

Dengan asumsi-asumsi di atas, maka saya menemukan angka Rp. 150 ribu untuk disisihkan setiap bulan. Di tahun ke-23 kelak, saya akan mengumpulkan uang sebesar hampir Rp. 26 milyar!

Saya pikir Rp. 150 ribu bukanlah angka yang terlalu besar untuk disisihkan. Jika anda merokok, pengeluaran anda sebulan untuk rokok bisa mencapai Rp. 300 ribu bukan?. Dan terima kasih kepada reksadana, dengan uang segitu kita sudah bisa membeli reksadana saham unggulan setiap bulan. Uang segitu tidak cukup untuk beli satu lot saham langsung di pasar modal. Dengan adanya reksadana, kita bisa melakukan investasi secara rutin sesuai prinsip future value of annuity.

Catatan:
Penghitungan ini memiliki beberapa kelemahan, antara lain saya tidak menghitung nilai inflasi untuk sisa hidup 30 tahun di masa depan pada waktu pensiun karena hitungannya menjadi makin rumit. Beberapa indikator lain seperti fluktuasi nilai investasi, dan juga kakek yang sakit-sakitan, juga ditiadakan untuk menyederhanakan perhitungan. Jika Anda menemukan kesalahan di perhitungan saya, mohon saya dibetulkan. Maklum, bukan financial planner, hanya amatiran hehehe… Terima kasih.