Studi Kasus: Mencatat Pemasukan dan Pengeluaran

Topik Financial Planning sudah terbengkalai sebulan lebih rupanya. Yuk mari dilanjutkan lagi. Pada postingan sebelumnya, kita sudah berhasil membantu Galih memetakan kondisi harta dan kewajibannya. Sekarang kita masuk bagian yang paling melelahkan dan membutuhkan konsistensi, yaitu mencatat pengeluaran dan pemasukan harian si Galih ini. Ini boleh dilakukan setiap hari, semingu sekali, atau kapan saja, yang penting setiap pengeluaran. Semakin rajin mencatat, akan semakin akurat, itu prinsipnya.

Seperti yang sudah saya bilang, saya biasa mencatat setelah melakukan transaksi di notes di BlackBerry saya, supaya tidak lupa. Karena kadang-kadang (atau sering) kita sudah lupa apa saja yang sudah kita keluarkan untuk sehari saja. Setelah ada waktu luang (mungkin sehari di akhir minggu), saya memasukkan semuanya ke dalam GNU Cash untuk mengetahui posisi keuangan – apakah saya terlalu boros atau masih boleh berfoya-foya lagi, hehehe…

Oke, kembali ke laptop. Galih telah mencoba mencatat pemasukan dan pengeluarannya setelah ia gajian tanggal 25 Oktober 2011. Kira-kira daftar lalu lintas cashflow-nya seperti tabel di bawah ini:

Pengeluaran yang nampaknya cukup umum. Saya juga biasa membeli ini-itu seperti yang dicontohkan di atas (ya eyalah wong yang bikin contohnya saya sendiri :p). Apakah pengeluaran sepuluh hari pertama setelah gajian ini termasuk boros atau tidak? Kita tidak akan tahu. Makanya agar tahu, kita akan masukkan ke sebuah sistem akunting sederhana.

Balik lagi ke worksheet GNU Cash yang telah kita bikin di posting sebelumnya, kita akan melanjutkan membuat pos-pos pemasukan dan pengeluaran yang telah tercatat rapi di tabel di atas.

Mari saya tampilkan lagi worksheet-nya:

Membuat Pos Pemasukan

Untuk pos pemasukan, terserah Anda mau bikin sub account di bawah Income atau langsung menggabungkan semua pemasukan di account tersebut. Jika pemasukan Anda tidak terlalu bervariasi, Anda bisa menggabungkan semua pemasukan di sana. Tetapi jika sumber pemasukannya cukup banyak, lebih baik untuk memisahkannya menjadi beberapa pos pemasukan yang berbeda-beda untuk memudahkan pengawasan.

Saya sendiri saya pecah menjadi tiga, yaitu Gajian Bulanan untuk menampung gaji bulanan dari kantor (karena saya adalah karyawan), Bonus untuk menampung gaji tambahan seperti gaji ketigabelas, THR, dan bonus lainnya, Stock Trading untuk pemasukan dari aktivitas perdagangan saya di pasar modal.

Dalam kasus Galih, mari kita putuskan untuk menggabungkan semua pemasukan di account Income.

Membuat Pos Pengeluaran

Pengeluaran (expense) wajib kita pecah-pecah menjadi banyak pos untuk memudahkan penelusuran dan perencanaan. Pos, atau kelompok pengeluaran, adalah sebuah tempat penampung untuk mencatat pengeluaran-pengeluaran sejenis, sehingga selama sebulan, uang kita bisa diketahui habis kemana saja.

Anda bisa membuat pos pengeluaran sendiri sesuai dengan kondisi Anda. Di sini saya membuat account pengeluaran untuk Galih, diurutkan mulai kebutuhan pokok hingga keinginan, kira-kira seperti ini:

• Pangan, untuk kebutuhan makan. Segala transaksi yang berhubungan dengan makanan akan ditaruh di sini.
• Sandang, untuk transaksi beli pakaian dll.
• Papan, untuk membayar sewa rumah, kontrakan, kos-kosan, dsb.
• Rumah Tangga, untuk beli keperluan sehari-hari seperti sabun, odol, parfum, minyak rambut, dkk. Saya biasa belanja bulanan di supermarket, dan untuk transaksi di luar kategori pangan, sandang, dan papan, akan saya masukkan ke sini.
• Zakat dan Infaq, meskipun kita diajarkan untuk tidak menghitung-hitung amal yang telah ditunaikan, tetapi untuk kebutuhan accounting, kita harus mencatatnya.
  Syukur-syukur dengan tercatat begini, kita jadi tahu kalau ternyata porsi untuk amal sangat kecil dibanding dengan porsi hiburan, sehingga kita jadi memperbesar infaq.
• Transportasi, ini pos untuk urusan wira-wiri misalnya ongkos bus, kereta, tol, beli bensin, dsb.
• Telekomunikasi, jaman sekarang pulsa sudah menjadi kebutuhan pokok, maka untuk transaksi yang berhubungan dengan telekomunikasi seperti pulsa dan tagihan telepon, tagihan langganan internet, akan masuk ke sini.
• Hiburan, ini untuk hal-hal yang bersifat hura-hura seperti nonton film, atau apapun yang Anda maksudkan sebagai kategori hiburan.
• Gadget, beli flash disk, ponsel baru, laptop baru, akan saya masukkan di pos pengeluaran ini.

Mungkin ini dulu sudah cukup banyak. Sambil jalan, Anda akan menemukan pos-pos pengeluaran baru yang cukup unik – yang tidak akan sesuai dimasukkan ke pos apapun.

Dengan mengelompokkan transaksi pengeluaran seperti ini, kita bisa memonitor pos apa saja yang sering bocor alias tidak terencana sehingga kita bisa lebih fokus lagi untuk mempertimbangkan sebuah pengeluaran tertentu.

Kemudian ada satu lagi pos yang selalu berguna, pos yang saya namakan Gain/Loss. Ini adalah kumpulan transaksi-transaksi yang lolos pencatatan. Account ini akan berguna di akhir bulan ketika kita melakukan pencocokan catatan di GNU Cash dan account di Bank (istilah accountingnya: reconciliation). Semakin rajin Anda mencatat pengeluaran, biasanya nilai yang dibuang/ditambahkan ke account ini juga semakin kecil. Sebaliknya, jika Anda mencatatnya dua minggu sekali, bisa jadi nilai yang akan masuk ke pos Gain/Loss ini bisa sampai sepertiga pengeluaran sendiri.

[Uji Coba posting blog dari MS Word 2007]